이 가이드에서 해결하는 문제
회의 내용을 기록하는 것만으로는 실행으로 이어지지 않습니다. 결정 사항, 담당자, 마감일이 서로 다른 문서와 메신저에 흩어지면 후속 업무가 누락되기 쉽습니다. 이 가이드는 AI Meeting Notes로 회의를 기록하고, 결과를 검토한 뒤, 액션 아이템을 담당자와 마감일이 있는 태스크로 전환하는 전체 과정을 설명합니다.
1. AI Meeting Notes로 무엇을 할 수 있나요?
노션의 AI Meeting Notes를 사용하면 회의 기록과 후속 업무 정리를 하나의 페이지에서 연결할 수 있습니다.
회의 단계 | 기존 방식 | 노션 활용 방식 |
회의 전 | 안건과 참고 자료가 여러 곳에 흩어짐 | 회의록 페이지에 안건, 목표, 관련 문서를 미리 정리 |
회의 중 | 참석자가 수기로 발언을 기록 | AI Meeting Notes로 음성을 받아쓰고 필요한 메모를 함께 작성 |
회의 직후 | 담당자가 다시 전체 내용을 요약 | 요약, 결정 사항, 액션 아이템 초안을 생성한 뒤 검토 |
후속 실행 | 메신저로 할 일을 다시 전달 | 액션 아이템을 태스크 데이터베이스에 등록하고 담당자·마감일 지정 |
추적 | 회의록과 할 일의 상태가 분리됨 | 프로젝트 공간에서 회의 기록과 실행 상태를 함께 확인 |
중요한 원칙
AI가 만든 요약과 액션 아이템은 최종 기록이 아니라 검토가 필요한 초안입니다. 회의가 끝난 뒤 참석자, 날짜, 수치, 결정 사항, 담당자와 마감일을 반드시 확인하세요.
2. 시작 전에 준비할 것
사용 환경 확인
AI Meeting Notes는 데스크톱 앱에서 사용하는 기능입니다. 회의 전에 다음 사항을 확인하세요.
- 노션 데스크톱 앱 설치 및 로그인
- 앱이 최신 상태인지 확인
- 운영체제의 마이크·시스템 오디오 관련 권한 허용
- 화상회의 도구와 노션을 함께 실행했을 때 오디오가 정상적으로 수집되는지 테스트
- 안정적인 인터넷 연결과 충분한 기기 배터리 확보
운영체제와 보안 정책에 따라 권한 이름이나 설정 경로가 다를 수 있습니다. 회사 기기에서 권한을 변경할 수 없다면 IT 관리자에게 미리 요청하세요.
참석자에게 녹음·전사 사실 알리기
회의 전사에는 개인정보, 고객 정보, 영업 기밀이 포함될 수 있습니다. 녹음을 시작하기 전에 참석자에게 다음 내용을 안내하세요.
- 회의가 녹음 또는 전사된다는 사실
- 기록의 사용 목적
- 기록이 저장되는 위치와 접근 가능한 사람
- 보관 기간과 삭제 기준
- 기록을 원하지 않는 참석자가 의견을 제시할 방법
국가, 지역, 산업 또는 계약 조건에 따라 녹음 동의 요건이 다를 수 있습니다. 민감한 회의에서는 조직의 법무·보안·개인정보보호 정책을 먼저 확인하세요.
회의록 페이지 준비
회의 시작 전에 페이지 상단에 다음 정보를 적어두면 AI 요약을 검토하기 쉽습니다.
- 회의명
- 일시
- 참석자
- 회의 목적
- 논의할 안건
- 사전 읽기 자료
- 회의에서 결정해야 하는 질문
- 관련 프로젝트 또는 고객사
3. 권장 회의록 구조
하나의 회의록 페이지를 다음 구조로 구성하면 기록과 실행을 함께 관리할 수 있습니다.
- 회의 개요
- 일시, 참석자, 목적
- 안건
- 회의에서 다룰 주제와 예상 시간
- AI Meeting Notes
- 전사, 요약, 액션 아이템
- 결정 사항
- 회의에서 최종 합의한 내용
- 태스크
- 담당자, 마감일, 상태가 지정된 후속 업무
- 관련 자료
- 프로젝트 문서, 제안서, 이전 회의록
결정 사항과 태스크를 분리하는 것이 중요합니다. “신규 가격안을 적용한다”는 결정이고, “금요일까지 가격표를 수정한다”는 태스크입니다.
4. Step-by-Step: 회의 기록 시작하기
Step 1. AI Meeting Notes 블록 삽입
노션 데스크톱 앱에서 회의록 페이지를 열고 빈 줄에
/meet을 입력해 AI Meeting Notes 블록을 삽입합니다. 메뉴가 나타나지 않는다면 웹 브라우저가 아닌 데스크톱 앱을 사용하고 있는지 먼저 확인하세요.Step 2. 안건과 배경 정보 입력
블록의 메모 영역 또는 페이지 상단에 회의 목적과 안건을 적습니다. 고객명, 프로젝트명, 제품명, 약어처럼 AI가 문맥을 이해하는 데 필요한 고유명사도 정확하게 작성하세요.
예시
- 목적: 고객사 보안 검토 결과를 확인하고 도입 일정을 확정한다.
- 결정할 내용: SSO 적용 범위, 관리자 교육일, 오픈 예정일
- 주요 용어: SAML SSO, SCIM, 감사 로그
Step 3. 참석자에게 안내
녹음을 시작하기 전에 “회의 내용은 회의록과 후속 업무 정리를 위해 전사됩니다”라고 안내하고 필요한 동의를 확인합니다.
Step 4. 전사 시작
블록 상단의 Start transcribing을 클릭합니다. 버튼을 누른 시점부터 기록이 시작되므로, 회의 시작 인사나 참석자 확인 전에 준비를 마치는 것이 좋습니다.
Step 5. 회의 중 핵심 내용을 직접 표시
AI 전사에만 의존하지 말고, 다음 항목은 메모 영역에 짧게 남기세요.
- 결정: 최종 합의된 내용
- 액션: 누가 무엇을 언제까지 할지
- 보류: 결론이 나지 않은 항목
- 위험: 일정이나 품질에 영향을 줄 수 있는 문제
예를 들어
결정: 10월 1일 오픈, 액션: Blair — 교육 일정 확정 — 9월 15일처럼 작성하면 회의 후 검토가 쉬워집니다.Step 6. 전사 종료
회의가 끝나면 Stop을 클릭합니다. 최소 1분 이상 녹음된 경우 잠시 후 요약과 액션 아이템이 생성됩니다. 생성이 완료되기 전에 페이지를 닫거나 앱을 종료하지 않는 것이 좋습니다.
5. 회의 직후 반드시 검토할 항목
AI가 결과를 생성하면 원문 전사 전체를 처음부터 다시 읽기보다 다음 순서로 검토하세요.
1단계. 기본 정보 확인
- 회의명과 날짜가 맞는가?
- 참석자 이름과 조직명이 정확한가?
- 제품명, 고객명, 전문 용어가 잘못 표기되지 않았는가?
2단계. 결정 사항 확인
- 실제로 합의된 내용만 결정 사항으로 적혀 있는가?
- 단순한 제안이나 개인 의견이 결정으로 표현되지 않았는가?
- 보류된 내용이 확정된 것처럼 요약되지 않았는가?
3단계. 액션 아이템 확인
각 액션 아이템에 아래 네 가지가 모두 있는지 확인합니다.
- 구체적인 행동
- 담당자
- 마감일
- 완료 기준
모호한 액션 아이템 | 실행 가능한 액션 아이템 |
가격안 검토 | Blair가 9월 15일까지 가격안의 할인 조건을 검토하고 수정본을 공유한다. |
고객에게 연락 | 고객 담당자가 금요일 오후 3시까지 보안 검토 미팅 후보 시간을 이메일로 전달한다. |
자료 업데이트 | 콘텐츠 담당자가 다음 회의 전까지 온보딩 가이드의 권한 설정 섹션을 최신화한다. |
4단계. 민감 정보 확인
회의록을 공유하기 전에 비밀번호, 개인정보, 계약상 비공개 정보, 불필요한 개인 평가가 포함되어 있지 않은지 확인합니다.
6. 액션 아이템을 태스크로 전환하기
회의록 안에 액션 아이템이 남아 있기만 하면 진행 상태를 추적하기 어렵습니다. 실행이 필요한 항목은 팀의 태스크 데이터베이스로 옮기세요.
방법 A. 액션 아이템을 데이터베이스로 드래그
- 생성된 액션 아이템 블록을 선택합니다.
- 블록 왼쪽의
⋮⋮핸들을 잡습니다.
- 팀의 태스크 데이터베이스로 드래그합니다.
- 생성된 태스크 페이지를 열어 속성을 채웁니다.
환경이나 데이터베이스 구성에 따라 드래그 동작이 예상대로 되지 않으면 새 태스크를 만들고 액션 아이템 내용을 복사해 등록하세요.
방법 B. 태스크를 직접 생성
- 태스크 데이터베이스에서 새 항목을 만듭니다.
- 액션 아이템을 행동 중심 문장으로 입력합니다.
- 담당자, 마감일, 상태, 우선순위를 지정합니다.
- 원본 회의록을 관계형 속성이나 페이지 링크로 연결합니다.
권장 태스크 속성
속성 | 용도 | 예시 |
태스크명 | 수행할 행동 | 보안 검토 질문지 최종본 공유 |
담당자 | 최종 책임자 | Blair |
마감일 | 완료해야 하는 날짜 | 2026-09-15 |
상태 | 진행 단계 | 시작 전 / 진행 중 / 완료 |
우선순위 | 업무 중요도 | 높음 / 보통 / 낮음 |
프로젝트·고객사 | 업무가 속한 맥락 | 고객사 A 도입 프로젝트 |
원본 회의록 | 결정 배경 확인 | 해당 회의록 페이지 |
좋은 태스크의 기준
태스크 제목만 읽어도 “누가 무엇을 완료해야 하는지” 알 수 있어야 하며, 담당자와 마감일이 비어 있지 않아야 합니다. 공동 작업이어도 최종 책임자는 한 명을 지정하는 것이 좋습니다.
7. 담당자와 마감일 지정하기
태스크를 만든 뒤 사람 속성에서 담당자를 선택하고 날짜 속성에 마감일을 입력합니다.
담당자 지정 원칙
- 회의에 참석했다는 이유만으로 임의 배정하지 않습니다.
- 회의 중 합의된 담당자를 기준으로 지정합니다.
- 여러 사람이 참여하더라도 최종 책임자를 명확히 합니다.
- 외부 참석자가 담당자라면 내부 후속 확인 담당자도 함께 정합니다.
마감일 지정 원칙
- “빠르게”, “다음 주 중” 대신 정확한 날짜를 입력합니다.
- 다른 일정에 영향을 주는 태스크는 시간까지 지정합니다.
- 마감일을 합의하지 못했다면 임의 입력하지 말고 “마감일 확인” 자체를 액션 아이템으로 만듭니다.
- 반복 회의라면 다음 회의 전날을 기본 검토 시점으로 활용할 수 있습니다.
8. 회의록을 프로젝트 공간에 정리하기
회의가 끝난 뒤 페이지 우측 상단의
⋯ 메뉴에서 Move to를 선택해 관련 프로젝트나 고객사 페이지 아래로 이동합니다.권장 저장 구조
- 고객사 A 프로젝트
- 프로젝트 개요
- 일정 및 마일스톤
- 회의록
- 2026-09-02 킥오프 회의
- 2026-09-09 주간 진행 회의
- 2026-09-16 보안 검토 회의
- 태스크
- 산출물
회의록 제목은 날짜와 목적이 함께 보이도록 통일하세요.
권장 형식:
YYYY-MM-DD 회의 목적예시:
2026-09-02 고객사 A 킥오프고객사와 회의록을 공유할 때는 내부 논의, 개인 평가, 비용 정보 등 외부에 공개하면 안 되는 내용이 포함되어 있지 않은지 먼저 확인하고 필요한 범위에만 접근 권한을 부여합니다.
9. 상황별 활용 예시
고객 킥오프 회의
- 회의 전: 목표, 범위, 역할, 일정 초안 작성
- 회의 중: 고객 요구사항과 주요 제약 기록
- 회의 후: 확정된 범위와 미결 질문 구분
- 태스크 예시: 계정 목록 수령, 관리자 교육 일정 확정, 보안 문서 전달
주간 프로젝트 회의
- 회의 전: 지난주 액션 아이템 상태 확인
- 회의 중: 완료·지연·위험 항목 기록
- 회의 후: 새 액션 아이템에 담당자와 마감일 지정
- 태스크 예시: 지연 사유 해결, 다음 마일스톤 자료 준비
의사결정 회의
- 회의 전: 선택지, 장단점, 결정 기준 정리
- 회의 중: 결론과 근거를 명시적으로 기록
- 회의 후: 결정 사항과 실행 태스크를 분리
- 태스크 예시: 결정 내용 공지, 관련 문서 수정, 시스템 설정 변경
인터뷰 또는 민감한 인사 회의
- 녹음·전사 가능 여부를 사전에 확인
- 접근 권한을 최소 인원으로 제한
- 불필요한 개인정보가 남지 않도록 검토
- 조직의 보관 및 삭제 정책에 따라 관리
10. 초보자가 자주 하는 실수
실수 1. 웹 브라우저에서 기능을 찾는다
AI Meeting Notes가 보이지 않아 설정 문제라고 생각하기 쉽습니다.
방지법: 회의 전에 데스크톱 앱에서
/meet 메뉴가 표시되는지 확인합니다.실수 2. 권한 테스트 없이 회의를 시작한다
마이크나 시스템 오디오 권한이 차단되어 전사가 제대로 생성되지 않을 수 있습니다.
방지법: 실제 회의 전에 짧은 테스트 회의를 진행합니다.
실수 3. 참석자에게 알리지 않고 전사를 시작한다
신뢰와 개인정보보호 문제로 이어질 수 있습니다.
방지법: 회의 초대장과 시작 안내에 기록 목적을 명확히 적습니다.
실수 4. AI 요약을 검토 없이 공유한다
고유명사, 수치, 결정 여부가 잘못 정리될 수 있습니다.
방지법: 회의 종료 후 담당자가 결정 사항과 액션 아이템을 검수합니다.
실수 5. 액션 아이템을 회의록에 그대로 둔다
담당자와 마감일이 없으면 실행 여부를 추적할 수 없습니다.
방지법: 회의록 완료 기준에 “태스크 등록 및 배정”을 포함합니다.
실수 6. 모든 참석자를 공동 담당자로 지정한다
책임 소재가 불분명해질 수 있습니다.
방지법: 최종 책임자 한 명을 지정하고 협업자는 별도로 표시합니다.
실수 7. 회의록을 무조건 넓게 공유한다
내부 논의나 민감 정보가 불필요하게 노출될 수 있습니다.
방지법: 공유 전 내용을 검토하고 필요한 사람에게만 최소 권한을 부여합니다.
11. 문제 해결 가이드
/meet 메뉴가 보이지 않아요
- 데스크톱 앱인지 확인합니다.
- 앱을 최신 버전으로 업데이트합니다.
- 워크스페이스의 AI 기능 사용 권한을 확인합니다.
- 조직의 관리자가 기능을 제한했는지 확인합니다.
전사 내용이 없거나 일부만 기록됐어요
- 마이크·시스템 오디오 권한을 확인합니다.
- 화상회의 소리가 실제 기기에서 재생되고 있는지 확인합니다.
- 블루투스 이어폰이나 외부 오디오 장치 연결 상태를 점검합니다.
- 녹음 시간이 충분했는지 확인합니다.
참석자 이름이나 전문 용어가 틀렸어요
- 회의 전 안건에 참석자 이름과 주요 용어를 적습니다.
- 생성된 요약을 공유하기 전에 직접 수정합니다.
- 반복 회의에서는 동일한 페이지 템플릿과 용어 표기를 사용합니다.
요약은 있는데 태스크가 생성되지 않았어요
AI가 액션 아이템을 자동으로 완전한 태스크로 등록한다고 가정하지 마세요. 요약에서 실행 항목을 확인한 뒤 태스크 데이터베이스에 직접 등록하고 담당자와 마감일을 설정합니다.
12. 회의 종료 체크리스트
기록 검토
회의명, 날짜, 참석자가 정확하다.
요약이 실제 논의 내용을 올바르게 반영한다.
제안, 결정, 보류 항목이 구분되어 있다.
고객명, 수치, 날짜, 전문 용어를 검토했다.
실행 전환
모든 액션 아이템이 행동 중심 문장으로 작성되어 있다.
각 태스크에 최종 담당자가 지정되어 있다.
각 태스크에 정확한 마감일이 지정되어 있다.
완료 기준과 관련 프로젝트가 표시되어 있다.
원본 회의록과 태스크가 연결되어 있다.
공유 및 보관
민감 정보와 불필요한 개인정보를 확인했다.
필요한 참석자에게만 회의록을 공유했다.
관련 프로젝트 또는 고객사 공간으로 페이지를 이동했다.
제목 형식과 보관 위치가 팀 규칙에 맞는다.
조직의 보관·삭제 정책을 적용했다.
13. 자주 묻는 질문
AI Meeting Notes가 회의 내용을 완벽하게 기록하나요?
AI 전사는 발음, 음질, 여러 사람의 동시 발언, 전문 용어에 따라 오류가 발생할 수 있습니다. 중요한 결정과 숫자, 날짜, 담당자는 반드시 사람이 검토해야 합니다.
회의 중에 별도 메모를 하지 않아도 되나요?
전체 발언을 직접 적을 필요는 줄어들지만, 결정 사항과 액션 아이템은 회의 중에 짧게 표시하는 것이 좋습니다. 이런 메모가 회의 후 검토 기준이 됩니다.
모든 회의에 사용해도 되나요?
일반 프로젝트 회의에는 유용하지만, 법률·인사·의료·보안 관련 민감한 회의는 조직 정책과 참석자 동의 요건을 먼저 확인해야 합니다.
액션 아이템은 자동으로 담당자에게 배정되나요?
요약에 액션 아이템이 생성되어도 데이터베이스의 담당자와 마감일이 자동으로 완성되었다고 가정해서는 안 됩니다. 회의 후 태스크로 전환하고 각 속성을 확인하세요.
회의록과 태스크를 왜 분리해야 하나요?
회의록은 논의 맥락과 결정 근거를 보관하고, 태스크 데이터베이스는 담당자·마감일·상태를 추적합니다. 서로 연결하되 목적에 맞는 형태로 분리해야 실행 관리가 쉬워집니다.
고객사와 회의록을 바로 공유해도 되나요?
공유 전에 AI 요약의 정확성과 민감 정보 포함 여부를 검토하세요. 내부 메모가 있다면 고객 공유본을 별도로 만들거나 공유 범위를 조정하는 것이 안전합니다.
14. 권장 운영 방식 요약
회의 기록을 실행으로 연결하는 7단계
- 데스크톱 앱과 오디오 권한을 미리 점검합니다.
- 참석자에게 녹음·전사 목적을 안내하고 필요한 동의를 확인합니다.
- 회의 목적, 안건, 주요 용어를 페이지에 미리 작성합니다.
- Start transcribing으로 기록하고 종료 시 Stop을 누릅니다.
- AI가 생성한 요약, 결정 사항, 액션 아이템을 사람이 검토합니다.
- 실행 항목을 태스크 데이터베이스로 옮겨 담당자와 마감일을 지정합니다.
- 회의록을 프로젝트 공간에 보관하고 필요한 범위에만 공유합니다.
스마트한 회의록은 기록이 많은 문서가 아니라, 회의가 끝난 뒤 무엇이 결정되었고 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 분명하게 보여주는 문서입니다.