엑셀·구글시트로 업무를 관리하다 보면 시트가 계속 늘어나고, "직원명단_최종_v3.xlsx" 같은 파일이 여러 버전으로 쪼개져 돌아다니지 않나요? 이 가이드는 그 데이터를 노션 데이터베이스로 옮기는 법을, 실제 메뉴 이름 그대로 안내합니다.
1. Before / After: 시트 파일 vs 데이터베이스
Before (엑셀·구글시트)
\\사내서버\공유\마케팅팀\캠페인관리_2026_최종.xlsx 같은 파일을 여러 명이 각자 복사해서 씁니다. 담당자 이름을 셀에 직접 타이핑하다 보니 "김철수"와 "김 철수"가 따로 집계되고, 필터를 걸어도 오타 때문에 항목이 누락됩니다.After (노션 데이터베이스)
같은 데이터가 하나의 데이터베이스에 들어가고, 담당자는 Person 속성으로 지정되어 오타 자체가 불가능합니다. 상태도 텍스트가 아니라 Select 속성의 정해진 옵션 중에서만 고르므로, 필터를 걸면 빠짐없이 걸러집니다.
2. 미니 사례: 마케팅팀의 캠페인 관리 시트
마케팅팀이 캠페인 목록을 엑셀로 관리한다고 가정해봅시다. "담당자" 열에 이름을 직접 타이핑하다 보니 같은 사람인데 표기가 제각각이라, "이번 분기 내 캠페인"으로 필터링해도 절반은 걸러지지 않았습니다. 노션으로 옮기면서 담당자를 Person 속성으로, 캠페인 상태를 Select 속성(기획/진행/완료)으로 바꾸자, 같은 필터 조건으로 100% 정확하게 걸러졌습니다.
3. Step-by-Step: 시트 데이터를 데이터베이스로 옮기기
Step 1. 빈 페이지에서
/table을 입력합니다. 후보 목록에서 지금 페이지 안에 그대로 두려면 Table - Inline, 별도 페이지로 만들려면 Table - Full page를 선택합니다.Step 2. 표의 맨 오른쪽 열 머리글에 있는
+를 클릭해 속성을 추가합니다. 담당자는 Person, 상태는 Select(옵션: 기획/진행/완료 등), 마감일은 Date, 예산은 Number로 지정합니다. 텍스트(Text) 속성으로 만들면 오타나 중복 표기가 그대로 남으니, 정해진 값 중에서 고르는 속성을 우선 쓰세요.Step 3. 기존 엑셀·구글시트에서 헤더 행을 포함해 데이터를 통째로 복사한 뒤, 노션 표 왼쪽 위 첫 칸에 붙여넣습니다. 열과 행이 자동으로 인식되어 표가 채워집니다. 다만 담당자·상태처럼 Select/Person으로 바꾸고 싶은 열은 붙여넣은 뒤 열 머리글을 클릭해 속성 타입을 다시 지정해줘야 합니다.
Step 4. 데이터베이스 우측 상단 툴바의 Filter 버튼을 클릭합니다. + Add a filter를 눌러 필터링할 속성을 고르고, 조건(Contains, Is, Is empty 등)과 값을 지정합니다. 필터는 여러 개를 겹쳐 걸 수 있고, 조건 사이의 관계를 And/Or로 바꿀 수도 있습니다.
Step 5. 같은 툴바의 Sort 버튼을 클릭해 정렬 기준 속성을 선택합니다. 마감일이 임박한 순으로 보고 싶다면 Date 속성을 골라 오름차순으로 정렬하세요.
Step 6. 합계나 개수를 자동으로 보고 싶다면, 열 아래쪽 빈 칸(Calculate 영역)을 클릭해 Sum·Average·Count 같은 계산 방식을 바로 선택할 수 있습니다. 조건부 합계처럼 더 복잡한 계산이 필요하면 새 속성을 Formula 타입으로 만들고
sum(prop("예산")) 같은 식으로 다른 속성을 참조합니다. 수식 입력창에 속성 이름 일부를 입력하면 해당 속성이 토큰으로 자동완성됩니다.Step 7. 지금 설정한 필터·정렬 조합을 나중에 다시 쓰고 싶다면, 데이터베이스 상단 뷰 탭 옆의
+를 눌러 새 View로 저장해두세요. 팀별로 자주 보는 조합이 다르다면(예: 마케팅팀은 상태별, 재무팀은 예산순) 뷰를 여러 개 만들어 각자 원하는 뷰로 전환해 보면 됩니다.4. 초보자가 자주 하는 실수 2가지
실수 1. 담당자·상태 같은 값도 습관적으로 텍스트(Text) 속성에 직접 타이핑한다
엑셀에서 하던 대로 셀에 이름이나 상태를 직접 입력하면, 같은 사람·같은 상태인데도 띄어쓰기나 오타로 다르게 집계되어 필터·정렬이 제대로 동작하지 않습니다.
→ 방지법: 값이 정해진 목록 안에서 반복되는 항목(담당자, 상태, 카테고리 등)은 반드시 Person이나 Select·Multi-select 속성으로 만드세요. 매번 새로 타이핑하는 대신 목록에서 고르게 되어 오타 자체가 나지 않습니다.
실수 2. 스프레드시트 하던 습관대로 모든 정보를 속성 칸에 다 집어넣는다
메모, 참고 링크, 세부 설명까지 전부 속성 컬럼으로 만들다 보면 표가 옆으로 한없이 길어지고, 정작 필터링에 쓸 핵심 속성들은 스크롤 저편으로 밀려납니다.
→ 방지법: "이 값으로 필터링하거나 정렬할 일이 있는가?"를 기준으로 삼으세요. 아니라면 속성이 아니라, 행을 클릭해 열리는 페이지 본문에 텍스트로 적어두면 됩니다.
5. 심화: 팀별 뷰 분리와 관계형 데이터로 확장하기
같은 데이터베이스를 여러 팀이 서로 다른 관점으로 봐야 할 때는, 뷰 하나를 계속 고쳐 쓰는 대신 팀별로 뷰를 나눠 저장하세요. 예를 들어 마케팅팀은 "상태별로 그룹화한 보드 뷰", 재무팀은 "예산 내림차순 테이블 뷰"를 각자 만들어두면 서로의 작업 방식을 방해하지 않고 같은 데이터를 공유할 수 있습니다.
데이터가 커지면 캠페인 데이터베이스와 담당팀 데이터베이스처럼 서로 다른 데이터베이스를 Relation 속성으로 연결하고, 상대 데이터베이스의 값을 가져오는 Rollup 속성으로 집계할 수도 있습니다(예: 캠페인마다 연결된 하위 과제의 완료 개수를 자동으로 세기). 이 부분은 다루는 내용이 많아 다음 편에서 별도로 자세히 다룰 예정입니다.
요약
/table로 표 생성 → 열 머리글+로 Person·Select·Date·Number 등 속성 추가
- 헤더 포함해서 기존 시트 데이터를 그대로 붙여넣기
- 담당자·상태처럼 반복되는 값은 텍스트 대신 Person/Select로 지정해야 필터가 정확히 걸림
- 툴바의 Filter·Sort 버튼으로 원하는 조건 즉시 적용
- 합계는 열 아래 Calculate 영역, 복잡한 계산은 Formula 속성에서
prop()·sum()활용
- 자주 쓰는 필터·정렬 조합은 새 View로 저장해 팀별로 나눠 쓰기